Eğitimin başlığı

Toplantı Yönetimi

Süre

1 iş günü (6 ders saati)

Eğitimin amacı ve kapsamı

Toplantıların etkili bir şekilde yönetilmesi zamanın, materyal kaynakların ve insan kaynaklarının verimli şekilde kullanılmasına, personelin toplantı yaparak geçirdiği zamandan en iyi şekilde yararlanılmasına ve kurumun toplantıda oluşan kararlardan veya sonuçlardan maksimum fayda sağlamasına hizmet eder. Toplantı Yönetimi eğitimi toplantılarda hesap verebilirliğin nasıl iyileştirilebileceğini, katılımcıların nasıl yönetileceğini, aksaklıkların nasıl ele alınacağını ve sonuçların zamanında takip edilmesinin nasıl sağlanacağını anlamayı sağlayacak bilgi ve becerileri kazandırmayı amaçlar.

Bu eğitim bir toplantıyı planlamak ve hazırlamak, katılımcıları yönetmek, uygun şekilde toplantı notları-tutanakları oluşturmak ve toplantıyla ilgili gerekli iş ve işlemlerin becerilerini kazandırmaya odaklanır.

Eğitimin hedef kitlesi

Öncelik toplantıları düzenleyen ve yönetenlerde olmakla birlikte, tüm çalışanların veya toplantılara katılanların da toplantı yönetimi konusunda temel bilgi ve becerilere sahip olması önemlidir. Bu nedenle Toplantı Yönetimi eğitimini toplantılara katılan ve katkı sunması beklenen tüm personelin alması gerekir. Ancak eğitim ihtiyaçlarının farklılığı dikkate alınarak yöneticiler ve diğer personel için ayrı ayır eğitim grupları oluşturulması ve eğitim içeriğinin gruplara göre uyarlanması tercih edilir.

Eğitimciler

Toplantı Yönetimi eğitimi kurumlarda toplantı yönetimi eğitimi ve toplantıları yönetme uygulamalarında kapasite geliştirme deneyimine sahip ve/veya bu alanda çalışmaları/araştırmaları olan eğiticiler tarafından verilir.

Eğitimin hedefleri ve öğrenme sonuçları

Toplantı Yönetimi Becerileri Eğitimi programını başarıyla tamamlayanlar;

• Toplantıları planlar ve gerekli hazırlıkları yapar,
• Toplantı için doğru katılımcıları belirler,
• Toplantı türüne, katılımcılara ve beklenen sonuçlara göre doğru zamanı ve yeri seçme konusunda fikir oluşturur,
• Açık ve anlaşılır bir toplantı gündemi oluşturur,
• Maksimum verimlilik için toplantı ortamını düzenler,
• Uzaktan katılım için uygun çevrimiçi seçenekler kullanır,
• Toplantıya katılanların rollerini ve sorumluluklarını tayin eder,
• İstenilen sonuçları elde etmek ve hesap verebilirliği sağlamak için toplantı yönetiminde gündeme bağlı kalır,
• Aksaklıklarla başa çıkarak ve kişilik çatışmalarını profesyonelce ele alarak toplantıya etkili bir şekilde başkanlık edebilir,
• Toplantı gündemi doğrultusunda not alır ve toplantı tutanağı oluşturur.

Eğitimin içeriği

Toplantı Yönetimi Becerileri Eğitimi aşağıdaki konuları içerir:

• Toplantı için Hazırlıklar
• Toplantının Planlanması
• Toplantı Yeri ve Ortamının Düzenlenmesi
• Elektronik Araçların Hazırlanması ve Kullanımı
• Toplantının Yönetimi
• Toplantıda Akışı Bozacak Davranış ve Durumların Yönetimi
• Toplantı Notları ve Toplantı Tutanağı
• Toplantının Etkililiğini Artırmak için Stratejiler

Eğitimin uygulanması ve yöntemi

Toplantı Yönetimi Becerileri Eğitimi yüz yüze eğitim şeklinde uygulanır. Bu eğitimde bir grup en fazla 20 kişi olarak belirlenmiştir. Ancak eğitimin yüz yüze uygulanmasını engelleyecek koşulların oluşması halinde eğitim Me-Learning© çevrim içi öğrenme platformu ve Actio© toplantı yönetim aracı kullanılarak uzaktan verilebilir.

Eğitici, öğrenmeyi kolaylaştıracak ve uygulama becerilerini geliştirecek şekilde etkileşim, grup çalışmaları ve uygulamalarla öğrenenlere rehberlik eder. Öğrenenlerin toplantılar için hazırlık yapma, planlama, toplantıları yönetme, toplantı gündemini hazırlama ve gündeme bağlı kalma, toplantı tutanaklarını oluşturma gibi becerileri tecrübe edebilmeleri için grup çalışması yapma, alıştırma yapma ve vakalar üzerinde çalışma gibi uygulamalı çalışmalar gerçekleştirilir.

Eğitim araçları ve materyaller

Toplantı Yönetimi eğitiminde ders sunumu ile birlikte öğrenenlerin toplantıların planlanması ve yürütülmesi ile ilgili süreçleri, iş ve işlemleri deneyimlemesi için vakalar ve çalışma yaprakları öğrenme materyali olarak kullanılır.

Eğitimde kullanılacak görsel, işitsel ve multimedya materyaller ile alıştırma ve uygulamalar için şablonlar, çalışma yaprakları ve benzeri materyaller eğitici tarafından hazırlanarak eğitim esnasında katılımcılara dağıtılır. Ancak eğitim ortamında yeterli sayıda bilgisayar, notebook veya tablet gibi donanım bulunması halinde tüm materyaller dijital ortamda sağlanır ve çalışmalar dijital ortamda gerçekleştirilir.

Atık azaltım politikamız gereği, bu eğitimde eğitsel açıdan zorunlu olmadıkça basılı materyal dağıtımı yapılmaz.

Ölçme ve değerlendirme

Öğrenme sürecini öğrenenlere göre optimize edebilmek için öğrenenlerin hazır bulunuşluk düzeyi eğitici tarafından eğitimin başlangıcında informal olarak değerlendirilir. Öğrenenlerin alıştırma ve uygulamalar kapsamında gerçekleştirdikleri çalışmalar öğrenenlerin gelişiminin/öğrenmesinin göstergesi olarak değerlendirilir ve tam öğrenmeyi sağlamak için eğitici bunlara dayalı olarak geri bildirim ve iyileştirme çalışmaları yapar. Ayrıca eğitimin sonunda Eğitim Değerlendirme Anketi uygulanır.

Eğitimi tamamlayan tüm katılımcılara Toplantı Yönetimi Eğitimini tamamladıklarını gösteren, aldıkları eğitimin adının ve süresinin açıkça yazılı olduğu bir katılım belgesi verilir.

Anahtar sözcükler

Toplantı yönetimi, toplantı planlaması, toplantı yönetimi eğitimi